PromptOS
Datenschutzerklärung
Wie PromptOS personenbezogene Daten verarbeitet, schützt und löscht.
Stand: 26.08.2026
1. Verantwortlicher
Christoph Erbes, Scheuertrift 10, 54539 Ürzig, Deutschland. Kontakt: info@prompt-os.de.
2. Zwecke und Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragsanbahnung und Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, zur Erfüllung rechtlicher Pflichten nach lit. c, auf Grundlage einer Einwilligung nach lit. a oder aufgrund berechtigter Interessen an sicherem Betrieb, Missbrauchsabwehr und Rechtsdurchsetzung nach lit. f.
3. Hosting, Bereitstellung und Server-Protokolle
Beim Aufruf werden technisch erforderliche Verbindungsdaten wie IP-Adresse, Zeitpunkt, Ressource, Statuscode, Referrer und User-Agent verarbeitet. Webserver-Protokolle werden grundsätzlich höchstens 14 Tage und Anwendungsprotokolle höchstens 14 Tage vorgehalten, sofern kein Sicherheitsvorfall oder eine gesetzliche Pflicht eine längere Sicherung erfordert.
4. Benutzerkonto, Einladung und Anmeldung
PromptOS verarbeitet Kontodaten, Rollen, Workspace-Zuordnungen sowie Anmelde- und Sicherheitsereignisse. Technisch notwendige Sitzungs- und CSRF-Cookies, Passkeys und optionale Zwei-Faktor-Verfahren schützen den Zugang. Eine öffentliche Registrierung ist deaktiviert; Einladungen laufen nach 7 Tagen ab.
5. Workspace-, Prompt-, Projekt- und Wissensdaten
Von Nutzern gespeicherte Prompts, Projekte, Wissensbestände, Workflows, Evaluationen und Einstellungen werden zur angeforderten Produktfunktion verarbeitet. Rollen begrenzen den Zugriff. Nicht mit einem Prompt verknüpfte Builder-Kontextdateien werden nach 7 Tagen automatisch entfernt.
6. KI-Anbieter, externe Quellen und Datenübermittlung
Inhalte werden nicht automatisch an KI-Anbieter übermittelt. Eine Übermittlung beginnt erst, wenn ein berechtigter Nutzer einen Provider konfiguriert und einen Lauf ausdrücklich startet. Es ist kein für Produktionsläufe nutzbarer KI-Provider mit Berechtigung aktiviert. Anbieterbedingungen, Datenkategorien und mögliche Drittlandübermittlungen sind vor Aktivierung zu prüfen. Beim ausdrücklich gestarteten URL-Import erhält die Zielseite nur die Verbindungsdaten des PromptOS-Servers.
7. E-Mail, Kontaktaufnahme und Systemnachrichten
Bei Kontakt per E-Mail werden Nachricht, Absenderdaten und erforderliche Korrespondenz bis zum Abschluss der Anfrage und dem Ende gesetzlicher Aufbewahrungspflichten verarbeitet. Der externe Anwendungsmailversand ist derzeit nicht aktiviert; Systemnachrichten werden bis zur Freigabe nur im geschützten Anwendungsprotokoll erzeugt.
8. Cookies, lokaler Speicher und Spracheingabe
Es werden keine Werbe-Cookies gesetzt. Technisch notwendige Cookies und lokale Einstellungen speichern Sitzung, CSRF-Schutz, Theme, Layout und nicht abgesendete Entwürfe. Die optionale Spracheingabe startet nur nach Nutzeraktion und Mikrofonfreigabe; PromptOS speichert keine Audioaufnahme, der Browseranbieter kann die Audioverarbeitung jedoch nach eigenen Datenschutzregeln durchführen.
9. Aggregierte Funktionsmessung und externe Teilen-Links
Der öffentliche Auftritt verwendet keine Marketing-Tracker. Zentrale Produktlinks erhöhen ausschließlich tägliche First-Party-Summen aus Aktion, Seitenbereich und gegebenenfalls Tarif; IP-Adresse, User-Agent, Referrer, Cookiekennung und Nutzerkonto werden dafür nicht gespeichert. LinkedIn und X werden erst nach bewusstem Anklicken als externe Seiten geöffnet.
10. Empfänger und Zugriffsberechtigte
Zugriffe sind auf berechtigte Nutzer und technisch erforderliche Betriebs-, Hosting-, Infrastruktur- und Maildienste beschränkt. Weitere Empfänger kommen nur durch eine ausdrücklich verwendete externe Quelle oder einen Provider, aufgrund gesetzlicher Pflicht oder zur Rechtsdurchsetzung hinzu. Workspace-Rollen und Policies begrenzen interne Zugriffe.
11. Aufbewahrung, Löschung und Sicherungen
Daten werden nur so lange gespeichert, wie Vertrag, Sicherheitszweck oder gesetzliche Aufbewahrung es erfordern. Betriebliche Ausführungsdaten werden grundsätzlich nach 90 Tagen bereinigt. Backups werden rollierend mit bis zu 1 Ständen vorgehalten; Löschungen wirken nach Ablauf der jeweiligen Sicherungsrotation auch in Backups.
12. Rechte betroffener Personen und Aufsicht
Betroffene Personen können Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch verlangen sowie eine Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde. Anfragen können an info@prompt-os.de gerichtet werden.
13. Pflichtangaben und automatisierte Entscheidungen
Erforderliche Konto-, Vertrags- und Sicherheitsangaben müssen bereitgestellt werden, wenn andernfalls Zugang oder Leistung nicht möglich ist. PromptOS trifft derzeit keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung über betroffene Personen.
14. Sicherheit und Änderungen dieser Hinweise
Technische und organisatorische Maßnahmen schützen Daten durch Mandantentrennung, Berechtigungen, Verschlüsselung vorgesehener Geheimnisse, Protokollierung und Wiederherstellungsprozesse. Diese Hinweise werden angepasst, wenn sich Funktionen, Empfänger, Fristen oder Rechtslage ändern; der jeweils ausgewiesene Stand gilt.